Làm trưởng đoàn đi lễ không phải chỉ là người cầm danh sách: bạn chịu trách nhiệm cho sức khoẻ, giờ giấc, sự an toàn và cả cách cả đoàn cư xử ở nơi đến. Một đoàn đi gọn thường có ba thứ: danh sách người kèm thông tin sức khoẻ và người nhà, các nhóm nhỏ có nhóm trưởng, và một quy ước giờ hẹn, điểm hẹn mà ai cũng nhớ.
Bài viết cho người được hội người cao tuổi, hội phụ nữ, cơ quan, dòng họ hay nhóm bạn giao việc dẫn một chuyến đi lễ, hành hương trong ngày hoặc vài ngày. Bài đi theo trình tự: việc trước chuyến, trên xe, khi xuống xe, trong khuôn viên di tích, khi có người lạc, và sau chuyến. Bài không bàn chuyện chọn công ty du lịch hay giá cả.
Trước chuyến đi: thông tin cần có trong tay
Việc đầu tiên là một danh sách đủ thông tin, không chỉ họ tên. Với mỗi người, cần số điện thoại của họ, số của một người nhà ở nhà, các bệnh mạn tính đáng chú ý như tim mạch, huyết áp, tiểu đường, hen, dị ứng, và thuốc đang dùng hằng ngày. Đây là thông tin riêng tư, nên hỏi nhẹ nhàng, giải thích là để phòng khi cần gọi cấp cứu, và giữ danh sách cẩn thận, không đưa lên nhóm chung.
Việc thứ hai là tìm hiểu nơi đến kỹ hơn người trong đoàn: đường lên dài bao nhiêu bậc, có cáp treo hay xe điện không, có đò không, nhà vệ sinh ở đâu, chỗ ăn trưa ở đâu, nơi nào có người trực của ban quản lý. Thông tin giờ mở cửa, vé, cáp treo nên kiểm từ nguồn chính thức gần ngày đi, vì có thể thay đổi theo mùa.
Việc thứ ba là nói rõ với cả đoàn trước ngày đi: lịch trình, giờ xuất phát, trang phục kín đáo, giày đi bộ, mang thuốc riêng, mang ít tiền mặt, không mang đồ quý. Một tờ lịch trình ngắn gửi cho từng người, kèm số điện thoại của trưởng đoàn và các nhóm trưởng, giúp người lớn tuổi yên tâm hơn nhiều so với chỉ nghe nói miệng.
Trên xe: lời dặn đầu chuyến và nhịp nghỉ
Khoảng thời gian trên xe là lúc cả đoàn ngồi yên một chỗ, nghe rõ nhất, nên là lúc trưởng đoàn nói những điều quan trọng. Sau khi xe chạy được một lúc và mọi người đã ổn chỗ, giới thiệu lại lịch trình trong ngày, tên các nhóm trưởng, dấu hiệu nhận ra đoàn, và quy ước khi lạc. Nói ngắn, chậm, nhắc lại một lần trước khi đến điểm đầu tiên.
Với đoàn có nhiều người lớn tuổi, nên dừng nghỉ khoảng mỗi hai giờ ở trạm dừng có nhà vệ sinh sạch, kể cả khi không ai đòi. Nhiều cụ ngại làm phiền nên cố nhịn, uống ít nước, rồi mệt khi đến nơi. Trưởng đoàn chủ động nói "xe dừng mười lăm phút cho cả đoàn" thì ai cũng thoải mái xuống.
Trên xe cũng là chỗ hợp để nhắc chuyện giữ nếp ở nơi đến: không dùng loa trong khuôn viên, thắp ít hương, không đặt tiền lên di vật, mang rác theo. Lời nhắc chung với cả đoàn trên xe nhẹ nhàng hơn nhiều so với việc nhắc riêng một người giữa sân chùa. Nếu đoàn có thói quen hát, đọc kinh trên xe theo nếp của hội, cứ giữ, chỉ cần dừng trước khi tới cổng.
Ăn trưa, nghỉ chân và rác của cả đoàn
Bữa trưa của một đoàn đông thường là lúc dễ để lại dấu vết nhất. Nếu ăn ở quán, đặt trước số suất và giờ đến, chọn quán ngoài khu vực di tích để không chiếm chỗ của khách lễ. Nếu đoàn mang đồ ăn theo, chọn chỗ nghỉ được phép ngồi ăn, tránh sân chùa, hiên đình, bậc đá, cửa hang.
Trước khi rời chỗ ăn, nhóm trưởng đi một vòng gom hộp, chai, giấy vào túi rác của nhóm. Người giữ túi rác chung mang ra thùng lớn ở bãi xe hoặc mang lên xe về xử lý. Một đoàn bốn mươi người để lại đúng bốn mươi hộp cơm là hình ảnh mà người trông coi di tích đã quá quen; một đoàn đi qua mà không để lại gì thì họ nhớ.
Giờ nghỉ trưa cũng là lúc trưởng đoàn nên hỏi thăm sức khoẻ một vòng, nhất là vào ngày nắng. Người nào ăn ít, mặt đỏ, than mệt thì cho nghỉ lâu hơn ở chỗ mát, không ép đi tiếp các điểm buổi chiều. Một chuyến đi bớt một điểm mà ai cũng về khoẻ vẫn trọn vẹn hơn một chuyến đủ điểm mà có người phải đưa đi viện.
Chia nhóm nhỏ và giao việc
Mỗi nhóm khoảng tám đến mười người. Đoàn ba bốn chục người không thể điểm danh từng người ở mỗi điểm dừng. Chia thành nhóm nhỏ theo xóm, theo gia đình, theo người hay đi cùng nhau, mỗi nhóm có một nhóm trưởng khoẻ, có điện thoại, biết đọc tin nhắn.
Nhóm trưởng chịu trách nhiệm đếm người của nhóm mình. Ở mỗi lần lên xe, xuống xe, rời một điểm, nhóm trưởng đếm và báo số cho trưởng đoàn. Trưởng đoàn chỉ cần cộng các con số, nhanh và ít sót hơn gọi tên từng người.
Ghép người yếu với người khoẻ. Người lớn tuổi đi chậm, người có bệnh tim mạch, người mới ốm dậy nên có một người khoẻ đi kèm cụ thể, không phải "cả nhóm để ý". Giao đích danh thì người được giao mới thấy là việc của mình.
Giao người giữ túi thuốc chung và túi rác chung. Một người giữ túi sơ cứu gồm băng dán, dầu gió, thuốc hạ sốt thông thường, nước muối, khăn; một người giữ túi rác của đoàn. Thuốc riêng theo đơn bác sĩ thì mỗi người tự mang, trưởng đoàn chỉ nhắc.
Thống nhất một dấu hiệu nhận ra đoàn. Một chiếc mũ cùng màu, khăn quàng cùng màu, hay một chiếc ô màu nổi do trưởng đoàn cầm giúp người trong đoàn nhận ra nhau giữa chỗ đông. Không cần cờ, biển to; một dấu hiệu dễ nhìn là đủ.
Loa cầm tay: dùng ở đâu, không dùng ở đâu
Loa cầm tay, loa kéo là công cụ tiện cho trưởng đoàn khi cần gọi người ở bãi xe, ở quảng trường trước cổng, trên xe. Nhưng khi đã qua cổng tam quan, vào sân chùa, sân đền, đặc biệt là trong điện thờ, tiếng loa trở thành tiếng ồn làm phiền những người đang lễ và chính nhà chùa. Nhiều nơi đã nhắc khách không dùng loa trong khuôn viên.
Cách làm gọn là dồn mọi lời dặn quan trọng ra trước khi vào: ở bãi xe, trưởng đoàn nói một lần bằng loa, đủ ý: thời gian ở đây bao lâu, điểm hẹn ở đâu, giờ hẹn mấy giờ, nhà vệ sinh ở đâu, chỗ nào không được chụp ảnh, không thắp hương ở đâu. Sau đó cất loa, vào bên trong chỉ nói chuyện bình thường với nhóm trưởng.
Trong khuôn viên, thay tiếng loa bằng tin nhắn nhóm, cuộc gọi cho nhóm trưởng, hoặc trưởng đoàn đứng ở một chỗ dễ thấy với dấu hiệu của đoàn. Nhạc từ loa kéo để tạo không khí trên đường đi cũng nên tắt khi đến gần cổng. Cả đoàn lặng xuống khi bước vào là điều người trông coi di tích nhớ lâu hơn mọi thứ khác về một đoàn khách.
Giờ hẹn, điểm hẹn và khi có người lạc
Người lạc đoàn là chuyện gần như chuyến đi đông nào cũng gặp, nhất là với người lớn tuổi không quen dùng điện thoại. Quy ước trước giúp xử lý trong vài phút thay vì cả buổi.
- Ở mỗi điểm, chọn một điểm hẹn dễ nhận: cổng chính, gốc cây lớn trước sân, quầy nước ngay bãi xe. Nói rõ và chỉ tay cho mọi người thấy.
- Nói giờ hẹn sớm hơn giờ thật mười lăm phút với những điểm đông, để có khoảng trống cho người đi chậm.
- Dặn cả đoàn: nếu lạc, đứng yên ở chỗ có người trực hoặc quay về điểm hẹn, không tự đi tìm đoàn, không theo người lạ chỉ đường.
- Mỗi người, nhất là người lớn tuổi, mang theo một mẩu giấy ghi tên đoàn, số điện thoại trưởng đoàn và biển số xe, để trong túi áo.
- Khi phát hiện thiếu người, nhóm trưởng gọi điện ngay; nếu không liên lạc được, một người quay lại điểm cuối cùng thấy người đó, một người báo ban quản lý hoặc bảo vệ di tích.
- Phần còn lại của đoàn ở yên tại điểm hẹn, không tản ra tìm, để tránh lạc thêm người.
- Nếu sau một khoảng thời gian hợp lý vẫn không tìm thấy, hoặc người lạc có bệnh nền, báo công an hoặc lực lượng cứu hộ địa phương và người nhà.
Đoàn đông vào chỗ hẹp: đường núi, hang, điện nhỏ
Nhiều điểm hành hương có những đoạn hẹp: bậc đá chỉ đủ hai người tránh nhau, cửa hang thấp, điện thờ nhỏ chỉ chứa được vài chục người. Một đoàn bốn mươi người cùng dồn vào một lúc là tắc nghẽn, người già bị chen, người khác đi lễ không có chỗ đứng. Trưởng đoàn nên chia đoàn vào theo lượt, nhóm này lễ xong ra thì nhóm khác mới vào.
Trên bậc đá, nhắc cả đoàn đi một hàng về một bên, chừa bên kia cho người đi ngược chiều. Ở chỗ nghỉ chân, không ngồi kín cả đoạn bậc. Trong hang, đi chậm, không dừng lại chụp ảnh ở chỗ hẹp, nhường người ra trước rồi mới vào.
Với lễ vật, nếu đoàn có lễ chung thì để một vài người đại diện dâng ở ban thờ chính, những người khác đứng phía sau lễ theo. Cách này vừa gọn, vừa không chiếm hết ban thờ, vừa giảm hương khói. Phần ứng xử chi tiết trong chánh điện là chuyện riêng của mỗi nơi; trưởng đoàn chỉ cần nhắc cả đoàn làm theo hướng dẫn của người trông coi.
Sau chuyến đi: khép lại cho gọn
Khi lên xe về, điểm danh lần cuối kỹ hơn mọi lần, vì đây là lúc người mệt và dễ sót. Hỏi một vòng xem ai thấy không khoẻ, ai bị trầy xước, ai mất đồ. Người có biểu hiện mệt bất thường như khó thở, đau ngực, chóng mặt kéo dài thì đưa đi cơ sở y tế gần nhất, không chờ về đến nhà.
Về tới nơi, nhắn một tin cho người nhà của những người lớn tuổi rằng đoàn đã về an toàn. Nếu có thu chi chung, gửi bảng thu chi rõ ràng cho cả đoàn trong vài ngày, kể cả khoản công đức chung nếu có. Sự minh bạch nhỏ ấy giữ được lòng tin cho những chuyến đi sau.
Cuối cùng, ghi lại vài điều rút ra: đoạn nào khó đi cho người già, điểm nào quá đông vào giờ đó, nhà vệ sinh nào thiếu, giờ nào nên xuất phát. Một tờ ghi chép ngắn sẽ giúp chính bạn hoặc người dẫn đoàn năm sau rất nhiều, vì những chuyến đi lễ của một hội, một dòng họ thường lặp lại theo năm.
Câu hỏi thường gặp
Trưởng đoàn có cần biết sơ cứu không?
Không bắt buộc, nhưng nên biết vài việc cơ bản như xử lý trầy xước, say nắng, nhận biết dấu hiệu đột quỵ, đau ngực để gọi 115 kịp thời. Nếu trong đoàn có người làm ngành y, nên nhờ họ để ý giúp và giữ túi sơ cứu.
Có nên thu tiền công đức chung của cả đoàn không?
Có thể, nếu cả đoàn đồng ý và có người ghi chép rõ ràng. Khi góp ở hòm công đức hay ghi sổ, nên ghi tên đoàn và giữ lại giấy biên nhận nếu có, rồi báo lại cho cả đoàn để mọi người yên tâm.
Người già không dùng điện thoại thông minh thì liên lạc thế nào?
Gắn họ với một người đi kèm cụ thể trong nhóm, cho họ một mẩu giấy ghi tên đoàn, số điện thoại trưởng đoàn, biển số xe. Dặn họ nếu lạc thì đứng yên ở chỗ có người trực và đưa mẩu giấy ấy cho nhân viên.
Dùng loa cầm tay trong sân chùa có bị cấm không?
Nhiều nơi nhắc khách không dùng loa trong khuôn viên vì làm phiền người lễ. Kể cả khi không có quy định, nên nói mọi lời dặn ở bãi xe, rồi vào trong chỉ nói chuyện bình thường hoặc nhắn tin cho nhóm trưởng.
Đoàn có người mang thai hoặc đi xe lăn thì sắp xếp ra sao?
Hỏi trước nơi đến có lối đi bằng, xe điện, cáp treo không, có đoạn bậc dài hay đò không. Ghép người đi kèm cụ thể, cho họ đi những đoạn phù hợp và nghỉ ở chỗ có bóng mát trong khi đoàn lên những đoạn khó.
Nếu đoàn đến đúng lúc nơi đó quá đông thì làm gì?
Có thể đổi thứ tự điểm đến, đi điểm khác trước và quay lại sau, hoặc rút ngắn thời gian ở đó. Với người già, đứng chờ lâu giữa đám đông dưới nắng là nguy cơ thật, đáng đổi lịch hơn là cố cho kịp.